ハイブリッドな働き方は私たちの「新しい常態」の大きな部分を占めており、Zoom ミーティングの設定方法を知ることは、名簿にとって重要なスキルです。
「バーチャル通話は過去 2 年間で私たちの生活の大きな部分を占めており、このテクノロジーはパンデミックの前から存在していましたが、多くの人がそれを最大限に活用する最善の方法を知りませんでした」とテクノロジー コンサルタントの創設者サラ スモール氏は言いますデジタルな私。 「Zoom は私たちの語彙の中で標準になっており、Zoom 会議を行うことは今では完全に普通のこととみなされています。」
「テクノロジーのおかげで、リモート勤務が実現可能であるだけでなく、リモート勤務が望ましい場合が多いという状況に私たちは到達しました」と、英国で宣伝されるリモート求人が 97% 増加した LinkedIn のキャリア専門家、シャーロット・デイビス氏は付け加えます。
「リモートで作業し、同僚とのつながりを維持できるテクノロジーを理解することが重要です」とシャーロット氏は言います。
したがって、Zoom ミーティングの設定方法の学習を先延ばしにしてきた場合でも、バーチャル会議を初めて行う場合でも、プラットフォームを最大限に活用する方法を含め、シームレスな Zoom エクスペリエンスのために知っておくべきすべてのことをここに示します。
Zoom ミーティングの設定方法 – 知っておくべきことすべてを 5 つの簡単なステップで解説
LinkedIn のシャーロット氏は、「Zoom 会議を主催する前に、必ず時間をかけて基本を理解してください」と勧めています。 「同僚と練習用の Zoom ミーティングを設定して、さまざまなコントロールをすべて試してみることは、プラットフォームに慣れるための優れた方法です。」
サラさんは次のように付け加えています。「携帯電話やタブレットから Zoom を使用することはできますが、同じ機能はありません。そのため、オプションを最大限に活用するには、コンピューターを使用し、ウェブサイトで設定を確認してください。」アプリではなく直接。
1. アカウントを設定してログインします
Zoom アカウントをまだお持ちでない場合は、最初のステップとしてアカウントを設定します。 「会議の参加者が 100 人までの場合、40 分間の通話には無料のアカウントを使用できます」と、仮想個別指導サイトのマイルズ オズボーン バントン氏はアドバイスしています。ゴースチューデント。 「40 分を超えて複数人を招待する場合は、有料アカウントの方が適している可能性があります。」
あなたの会社では、あなたのメールアドレスがすでに関連付けられている Zoom サブスクリプションを持っている可能性があることに注意してください。この場合、通常の仕事用資格情報を使用してログインするだけで済みます。
「Google ユーザーの場合、Zoom for GSuite アドオンを追加すると、あらゆる会議を即座に Zoom 会議に作成でき、正しい詳細がすべて出席者に送信されます」と A Digital Me の Sarah 氏は付け加えています。
「カレンダーにイベントを作成するだけで、下部に Zoom ミーティングに参加するボタンが表示されます」とサラはアドバイスします。 'これにより、ログインの詳細が招待に自動的に入力されます。また、Zoom を Acuity や Calendly などのスケジュール アプリに接続すると、会議が自動的に予約されるときに会議の詳細が共有されます。
2.「プラス」ボタンをクリックし、「ミーティングをスケジュール」を選択します。
アカウントが設定され、コンピューター上で Zoom が開いたら、灰色のプラス ボタンをクリックし、[ミーティングをスケジュールする] を選択します。
プラスボタンをクリックすると、「Outlook からのスケジュール」と「Google カレンダーからのスケジュール」も提供されます。ここをクリックすると、対応するプラットフォームに移動し、カレンダーに自動的に追加される Zoom ミーティングを作成します。
3. Zoom ミーティングの詳細をすべて入力します。
「会議の主催者は、通話の招待状を使用して会議の内容を説明できます」と GoStudent の Myles 氏は言います。 「[トピック] フィールドを使用して概要を説明し、[説明] フィールドを使用して会議の意図を明確にすることができます。タイムゾーンも忘れずに設定してください。」
「必ず待合室を用意してください」と A Digital Me のサラは付け加えます。これにより、安全性を確保し、期待する出席者のみを会議に参加させることができます。また、別の会議リンクではなく個人 ID を使用している場合、誰かが警告なしに突然参加することはないということも意味します。」
ここには、通話開始時にカメラをオンにするかオフにするか、会議を自動的に録画するなど、他にも多くのパーソナライズ オプションがあります。
4. Zoom ミーティングを定期的に行う
「カレンダーに誰かとの定期的な会議がある場合は、Zoom で定期的な会議を作成できます」とサラはアドバイスします。これは、その特定の会議に関連する設定がすべて転送され、個人 ID とは異なる、定期的な一意のリンクが設定されることを意味します。これは、管理目的や、ウェビナーやチームミーティングを定期的に開催する場合に適しています。」
これを行うには、上部にある [定期的な会議] ボックスにチェックを入れます。これにより、入力する必要がある詳細が減り、[保存] をクリックすると選択したカレンダーが表示されます。カレンダーに移動したら、毎日、毎週、毎月など、会議をいつ繰り返したいかを忘れずに追加してください。
「保存」をクリックすると、Zoom の「今後のミーティング」タブにミーティングがスケジュールされます。ここでは、ミーティングを「編集」または「削除」したり、「招待状をコピー」したりして、招待したい人への電子メールまたはメッセージに貼り付けることができます。
(画像クレジット: Alexander James)
Zoom ミーティング中の重要なヒント – 知っておくべき Zoom エチケットのすべて
「Zoom ミーティングを設定したら、Zoom のベスト プラクティスがあるかどうか自問するかもしれません」と LinkedIn のシャーロット氏は言います。 「答えはイエスです。Zoom でのエチケットは重要です!」
「職場がバーチャルになる前は、対面での会議には多くの「すべきこと」と「してはいけないこと」がありました。それはZoomでも同じです。いつでも最高の自分でいられるよう、時間をかけていくつかのベスト プラクティスを学ぶ価値があります」とシャーロットは提案します。
Zoom通話でのミュート
「オフィスにいる場合は同僚からの背景雑音、リモートで作業している場合は周囲からの雑音は、通話に参加している他のメンバーの気を散らす可能性があります」とシャーロット氏は言います。 「会議中に発言しないときは、必ずミュートにしてください。また、あなたが会議の主催者である場合は、会議の開始時に全員をミュートにすることを恐れないでください。これは少し極端に思えるかもしれませんが、バーチャル会議では標準的なものであり、気を散らす可能性のある周囲の騒音を規制することができます。」
「ミュート状態を維持する必要があるが、時々切り替える必要がある場合は、スペースバーを使用して自分自身をミュートしたりミュート解除したりできます」とサラは付け加えました。
Zoom でブレイクアウト ルームを使用する
「特に小規模な議論が必要な大規模な会議を開催する場合は、ブレイクアウト ルームを最大限に活用してください」とサラは提案します。これらは会議設定で事前に設定することも、アプリ内でその時点で開くこともできます。人々が部屋に滞在する時間に制限を設けることもできます。」
カメラの位置が正しいことを確認してください
「カメラが目の高さにあることを確認してください」とシャーロットさんはアドバイスします。 「会議中に誰かが下を向いているのを何度見たことがありますか?」首や目に負担がかかるだけでなく、会議に参加している人の気が散ってしまう可能性もあります。
「Zoom に飛びつく前に、カメラが目の高さにあり、まっすぐ前を見ていることを確認してください」とシャーロットさんは勧めます。 「必要に応じて、通話を開始する前に、分厚い本や雑誌を数冊使ってラップトップを支えてください。」
時間の遅れに注意してください
「インターネット速度が異なるため、会議中に多少の遅れが生じることがあります」とシャーロット氏は言います。 「全員が同じ認識を持っていることを確認するために、話すときに一時停止してください。これにより、人々が確実に追いつくことができるだけでなく、人々がお互いに邪魔をする可能性も減ります。」
「人気のある機能としては、『チャット』オプションと『画面共有』オプションがあります」とマイルズ氏は言います。 「おそらく、これらのうちより複雑なものは、たとえばドキュメントを共有できる「画面共有」機能です。これらを使用するには、Zoom ツールバーから選択してください。 Zoom のホワイトボード機能を使用して、共有画面上で共同で注釈を付けることもできます。
Zoomの背景を工夫する方法
(画像クレジット: Paul Massey)
実際の背景をキュレーションする
Zoom で利用できる仮想背景オプションを使用すると、背景設定を偽装することができます。ただし、完成した外観は特に洗練されておらず、現実的ではないため、見る人の注意をそらす可能性があります」とインテリア コレクションの創設者サネル コニャル氏は言います。
「ビデオ チャットをプロフェッショナルな仕上がりにするには、背景が整理整頓されていることを確認してください。忙しさや雑然とした乱雑な背景ではなく、自分に焦点を当てるには、シンプルな方が良いのです」とサネル氏は言います。
「背景の大きな葉の茂った植物と明るい色の壁は、カメラにとって即座に魅力的な背景になります」とサネル氏は付け加えます。
「照明がどこから来ているかを常に意識してください」とマイルズ氏は付け加えます。 「自問してみてください。これは窓から入ってくる自然光ですか、それとも部屋のランプの明かりからの人工照明ですか?」可能であれば、光源が目の高さより少し上になるように照明の前に立つようにしてください。これにより、通話中も明るい状態を保つことができます。自然光に頼る場合は、暗闇の中に取り残されないよう、時間帯に注意してください。」
Zoom の仮想背景の使用
「Zoom では背景を変更することはいつでも可能でしたが、そのオプションはそれほど素晴らしいものではありませんでした」とサラは言います。 「背景を表示したくない場合は、ぼかしオプションを検討してください。」
背景のぼかしを有効にするには、Zoom 通話中に画面下部のツールバーを開き、ビデオ アイコンの横にある小さな白い矢印をクリックして [ビデオ オプション] を選択します。オプションから「仮想背景を選択」を選択し、「ぼかし」を選択します。ここでは、Zoom の仮想背景とビデオ フィルターも見つけることができます。
あるいは、写真をアップロードして背景として使用することもできます。 「グーグルで探せばたくさん見つかります」とサラは言います。 「私の後ろにオフィスがあります。信じられないほど現実的で、どこで働いているのかとよく聞かれます。」
画像を背景として使用するには、サラは次のように言います。「Web ブラウザーから Zoom にログインし、[設定] > [ミーティング] > [ミーティング中 (詳細)] で仮想背景が有効になっていることを確認します。
「その後、Zoom アプリの設定の [仮想背景] タブで、背景をコンピューターに保存されている任意の画像に更新できます」とサラは言います。
