紙ファイルをより効果的に整理する方法 — このプロの整理整頓者が教える簡単な方法

私にとって、整理整頓された家はストレスのない家です。混乱したスケジュールの中で、散らばった思考が安らぎを見つけることができる場所です。理解ということになると, 私は一歩か二歩飛ばしてしまうことがよくあります。私の場合は、自宅ファイルの整理を忘れることです。具体的には、棚の引き出しに詰め込まれた書類...ああ、細かく積み上げた散らかったものを見るのさえ恐ろしいです。

では、これに対処する最善の方法は何でしょうか?プロのオーガナイザーであり、At Home With Nikki の創設者であり、『Beautifully Organized: A Guide To Function and Style In Your Home』の著者でもあります。ニッキー・ボイドは、ホーム ファイルに可能な限り最善の方法で取り組む方法について、いくつかのヒントとコツを共有しました。ニッキは著書の中で、家を最適な方法で整理整頓するために実行できる方法についての洞察を共有しています。自宅のファイルから工作室まで、専門家がすべての質問に答えます。

先ほども言いましたが、私たちは自宅のファイルの管理を放棄することが多く、スペースをきれいに保つためのインスピレーションを見つけるときに、ニッキー・ボイドが自宅のファイル整理に役立つと感じたいくつかの方法を紹介します。

ファイルを整理する方法

さて、自宅のファイルについてニッキーは次のように語ります。「ホーム オフィス スペースは、日常生活で注意が必要なさまざまな問題に対処するのに理想的な場所ですが、重要な文書のファイリング システムを導入する場所にもなりえます。」どの家庭にも何らかのファイリング システムを導入する必要があります。初めてのアパートに住む 18 歳でも、夢のマイホームを購入する 40 歳でも、家族と家に関連する重要な書類を整理する場所と方法が必要です。」

彼女はさらにこう続けます。「ビジネスのためにファイリング システムが必要になる人もいるでしょう。選択するファイリング システムの種類は、作業方法と記録の維持方法によって異なります。ホーム ファイルの整理を始めるときに最初に行うことは、記録を維持するためにどのシステムを使用するかを決定することです。

それでは、早速本題に入りましょうか。

1. 従来のファイリング

私はかなり古いタイプなので、おそらくこの方法が最も効果的です。ニッキは次のように書いています。「従来のファイリング方法は、フォルダーにカテゴリーのラベルを付け、そのカテゴリーに関連する文書をフォルダーに挿入し、ファイルキャビネットに保管するものです。自宅のファイルを管理するのに役立つ、さまざまな効率的なファイリング ツールが市販されています。

2. バインダーシステム

ニッキーが次に取り組む方法はバインダーシステムです。クラシックな3穴バインダーは実用的で使いやすいです。これを行うには、バインダーの中央の金属製フープを開いてファイルを滑り込ませるだけです。

ニッキーは次のように述べています。「バインダー システムは、自宅のファイルを保管するための私の好みの方法です。私が自宅で使っているシステムです。私たちが保持している情報の各カテゴリーに特化した 3 穴バインダーを 1 つ持っています」とニッキ氏は言います。 「私はこのシステムが気に入っています。なぜなら、私たちのファイルは簡単にアクセスでき、持ち運びも簡単だからです。外出先で仕事をする必要がある場合、バインダーを持ち歩くのが簡単です。何年も前にイギリスに住んでいたとき、私は小学校で登録係として働いていました。学校はバインダー システムを使用して全生徒の記録を管理しました。

彼女はさらにこう続けます。「最初は、ファイル フォルダーの代わりにバインダーを使用するのはおかしいと思いました。しかし、このシステムを数年間使用した後、私は納得しました。非常に多くの情報を把握し続けるには、これが最も効率的な方法であることがわかりました。家族が米国に戻ったとき、私は自宅のファイルにバインダー システムを導入して導入しました。それ以来、ずっと気に入っています。若くて、管理するファイルが比較的少ない場合は、1 つだけでも始められるかもしれません。バインダー。ただし、人生を歩むにつれて、必要に応じてバインダー システムを拡張できます。

3. ペーパーレス化

環境に優しい選択肢は、完全にペーパーレス化することであり、ニッキ氏は次のように述べています。「今日のデジタル世界では、ペーパーレスのファイリング システムを検討するのが合理的です。」ほとんどのビジネスはオンラインで処理されるため、ほとんどの請求書、領収書、その他の文書は電子的に提供され、ペーパーレス システムを維持することが簡単になります。また、紙の文書のデジタル コピーを作成するために使用できる、効率的で使いやすいスキャナーも数多く市販されています。

彼女は次のように付け加えました。「ペーパーレス システムを使用すると、いつでもどこでもファイルにアクセスできるという事実が気に入っています。ペーパーレス システムを選択した場合でも、使いやすく効率的に使用できるようにセットアップする必要があります。必要なアイテムをすぐに見つけられるように、家や生活に関するカテゴリごとに特定の電子ファイルを作成する必要があります。誰もがコンピューターに精通しているわけではありません。実際、テクノロジーによってイライラする人もいます。使いやすいシステムを選択すると、より使いやすく、保守しやすくなります。」

4. ホームファイルのカテゴリー

ファイルをよりよく理解するには、ファイルをさまざまなカテゴリに分類する必要があると Nikki 氏は言います。彼女は著書の中で、医療記録からペットの記録まで、23 のカテゴリーの内訳を読者に提供しています。その中から、『Beautifully Organized: A Guide To Function And Style In Your Home』から私のトップ 4 を紹介します。ニッキー・ボイド。

銀行業

それは私たちが日常的に使っているものです。ニッキーは、「銀行口座番号はファイルに保存しておくべきですが、この情報の安全性には注意する必要があります」と言っています。 (アカウント番号とパスワードを安全に保存できる評判の良いアプリが多数あります)。

ニッキさんはさらに、「必要に応じてオンラインで簡単に見つけられるので、私は物理的な銀行取引明細書を保管することは控えています。」このファイルには、現在の小切手帳も 1 冊保存しています。小切手帳はかさばる可能性があるため、追加の小切手は机の引き出し、金庫、またはファイルキャビネットの後ろに保管される場合があります。

チャリティー

慈善活動は大いに役立ち、あなたのお金がどこに使われているかを正確に追跡することは非常に重要です。

「すべての慈善寄付をファイルに保管してください」とニッキさんはアドバイスします。 「これには、教会の什一記録、寄付金明細書、年間を通じて行われた慈善寄付金の領収書などが含まれる場合があります。また、寄付を行っている組織の納税者番号を記録しておくこともお勧めします。納税の時には、これほどきちんとした記録を保管していたことに感謝するでしょう。」

クレジットカードの明細書

多くのものがデジタル化されていますが、クレジット カードの明細などの重要なファイルを紙の形式で保管することも試みるべきだとニッキ氏は言います。

彼女はこう言います。「クレジット カードの明細書にはオンライン アカウントから簡単にアクセスできますが、何ヶ月もの紙の明細書を保管しておくのは面倒です。ただし、私は最新の声明を物理的な形式でファイルに保管しています。不正な請求があった場合は、ハードコピーを手元に置いておくと便利です。

医療記録

医療記録はあなたの生活に欠かせないものですので、安全に保管してください。

家の整理の専門家は、彼女と家族は常に医療記録をファイルに保管していると語った。 「私たちは、成人した子供の小児期の医療記録を含め、医療記録をファイルに保管したいと考えています。軍人家族として、私たちはいくつかの場所に住んでおり、いくつかの異なる病院に行ってきました。私はすぐに医療記録のコピーを保管し、初めて新しい医師の診察を受けるときにこれらのファイルを持参することを学びました。もちろん、医師や病院に記録の電子コピーを要求することもできます」とニッキーは付け加えました。

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